Privacy policy

Mittendorff & Co B.V. - Privacy Statement

Via www.mittendorff.co en de daaraan gekoppelde e-mailadressen van onze medewerkers (hierna: de website en e-mailverkeer) worden persoonsgegevens verzameld en worden cookies geplaatst. Privacy is voor Mittendorff & Co B.V. van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij deze altijd vertrouwelijk gebruiken. Hoe wij dit precies doen, welke persoonsgegevens wij van u verzamelen en voor welke doeleinden, kunt u hieronder lezen.

1. Gebruik van persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening en bij gebruik van onze website verkrijgen wij bepaalde gegevens van u, dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, is het nodig dat Mittendorff & Co B.V. in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens opslaat.

Mittendorff & Co B.V. gebruikt uw persoonsgegevens voor:

- Het verlenen van toegang tot onze website en beveiliging hiervan;  
- Het onderhouden van contact per e-mail, telefoon en per post;  
- Het bieden van onze accountomgeving (indien van toepassing);  
- Het verzenden van een nieuwsbrief (indien van toepassing);  
- De uitvoering van onze dienstverlening, bijbehorende overeenkomsten en transacties;  
- Zo nodig het achterhalen van onrechtmatige gedragingen met betrekking tot Mittendorff & Co B.V., haar relaties en haar medewerkers.  

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Daarbij dient u uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en bericht in te vullen. Deze bewaren wij totdat wij contact met u hebben opgenomen en uw vraag hebben beantwoord.

1.2. Account

Voor toegang tot bepaalde onderdelen van onze website moet u zich mogelijk in de toekomst registreren. U moet in dat geval dan informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam kiezen. Daarmee maken wij een account aan, waarop u kunt inloggen met die gebruikersnaam en een zelfgekozen wachtwoord. Wij bewaren deze informatie zodat u deze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat wij u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze informatie zo lang als uw account bestaat. U kunt via uw account informatie aanpassen wanneer u dat wilt.

1.3. Nieuwsbrief

Voor het verzenden van een nieuwsbrief verwerken wij uw naam, geslacht en e- mailadres. Wij sturen u deze nieuwsbrieven enkel toe wanneer u ons daar toestemming voor heeft gegeven. De gegevens die wij hiervoor verwerken zullen wij bewaren totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief of maximaal één jaar nadat wij u voor het laatst een nieuwsbrief hebben toegezonden.

2. Dienstverlening

Wij bieden verschillende vormen van dienstverlening. Een algemeen overzicht van deze vormen, de persoonsgegevens die we hiervoor verwerken en de bewaartermijnen die wij hanteren treft u hieronder aan. Let op: het is mogelijk dat er afwijkingen op deze privacyverklaring staan, aangezien hierover met u aparte afspraken gemaakt kunnen worden. Met concrete vragen hierover kunt u contact met ons opnemen.

2.1. Aangiftes

Voor het verzorgen van uw aangiftes verwerken wij uw NAW-gegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens, btw-nummer, burgerservicenummer (hierna: BSN) en alle overige fiscaal en financieel relevante informatie. Dit doen wij ter uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten. Deze gegevens zullen wij in principe bewaren tot vijf jaar nadat u geen cliënt meer van ons bent, tenzij wij deze gegevens langer nodig hebben in het kader van een lopende procedure of wij hierover afwijkende afspraken met u hebben gemaakt.

2.2. Adviespraktijk

Wij bieden een variëteit aan onderwerpen en zaken waarover wij u kunnen adviseren. De gegevens die we hiervoor van u ontvangen kunnen dan ook zeer uiteenlopen. Wij verwerken de gegevens die we van u voor dit doeleinde ontvangen enkel ten behoeve van het geven van goed financieel en/of (fiscaal-) juridisch advies, en bewaren deze gegevens in principe tot vijf jaar nadat u geen cliënt meer van ons bent. Dit, tenzij wij deze gegevens langer nodig hebben in het kader van een lopende juridische procedure of wij hierover afwijkende afspraken met u hebben gemaakt.

2.3. Administratiediensten

Wij kunnen ook uw (financiële) administratie en jaarrekening verzorgen. Wij verwerken de gegevens die we van u voor dit doeleinde ontvangen enkel ten behoeve van het verzorgen van uw administratie of jaarrekening, en verwijderen deze gegevens in principe nadat u geen cliënt meer van ons bent.

2.4. Financieel management

Wij kunnen u verder nog financieel management als verlengstuk van de financiële administratie aanbieden. Onder deze service valt onder meer, maar niet uitsluitend, het verzorgen van de facturering, het debiteurenbeheer en het managen van inkomende en uitgaande (zakelijke en fiscale) geldstromen.

Hiervoor verwerken wij enkel gegevens die wij van u voor dit doeleinde ontvangen. De gegevens die wij van u in het kader van deze service ontvangen, verwijderen wij in principe nadat u geen cliënt meer van ons bent.

3. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken.

4. Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derden

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen voor direct marketing doeleinden van deze partijen. Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan nadere bedrijven of instellingen als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (zoals de Belastingdienst), als wij daarvoor toestemming van u hebben gekregen of wij dat wettelijk verplicht zijn.

Ten behoeven van onze dienstverlening werken wij samen met:
- Externe ICT-dienstverleners; 
- Salarisadministrateurs; 
- De leverancier van onze administratiesoftware, administratietools en belastingaangiftesoftware. Met deze bedrijven hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, om ervoor te zorgen dat zij zorgvuldig met uw gegevens omgaan.

5. Gegevensbeveiliging

Mittendorff & Co B.V. maakt gebruik van zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens. Onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens. Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, emailverkeer, remote werken (bv. via een terminal), etc. maken wij waar mogelijk gebruik van TLS, SSL en multifactor authenticatie. Tevens worden onze systemen beveiligd met een actuele virusbeveiliging.

6. Links naar andere websites van derden

Onze internetpagina’s bevatten links naar andere websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

7. Uw wettelijke rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact opnemen. Dit kunt u doen door contact met ons op te nemen door ons een e-mail te sturen via maarten.mittendorff@mittendorff.co of door telefonisch contact met ons op te nemen via 06-12182438 op maandag tot en met vrijdag tussen 09.00 en 18.00 uur.

U heeft de volgende rechten:

- uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;  
- inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
- het laten corrigeren van fouten in de persoonsgegevens;
- het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;  
- intrekken van toestemming;  
- bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;  
- overdraagbaarheid van gegevens.  Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.  

8. Wijzingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

9. Klacht indienen

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Contactgegevens

Als u nog vragen heeft, of wilt weten welke gegevens wij van u bijhouden, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens:

Mittendorff & Co B.V., Singel 542, 1017AZ Amsterdam KVK: 91569907